Fixed Assets Management System

Oleh : Syeh Assery

Berikut dijelaskan beberapa point penting tentang Fixed Assets Management System yang akan dibagi dalam:

1.1 Aset Tetap dalam Organisasi

I.2 Nilai Aset di Berbagai Perusahaan

I.3 Siklus Assets

I.4 Pentingnya Pengelolaan Assets Tetap

I.5 Ruang Lingkup Fixed Asset Management System

I.6 Kegunaan Fixed Assets Management System

I.7 Perkembangan FAMS

I.1 Aset Tetap dalam Organisasi

 

Setiap organisasi memiliki Aset Tetap (physical assets). Aset Tetap dapat dibedakan dari sisi struktur konfigurasi aset maupun dari sisi proses aktivitas asetnya. Struktur aset yaitu jenis-jenis aset yang dipergunakan organisasi tersebut dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya yang terdiri dari Core Assets (aset utama) yaitu yang digunakan dalam kegiatan pokok perusahaan dan Supporting Assets (aset pendukung) yaitu sebagai pendukung kegiatan pokok operasional perusahaan.

 

Perbedaan juga dapat dilihat dari berbagai sisi lainnya, misalnya dari besaran nilai aset, jumlah aset, tersebarnya lokasi aset, dan juga dalam pola perawatan aset. Nilai aset bermacam-macam yaitu dari aset bernilai besar tapi berwujud kecil seperti laptop dan ada pula asset yang bentuknya besar seperti dispenser tapi sebenarnya nilainya lebih kecil dibandingkan laptop. Jumlah aset juga ada yang banyak dan ada yang sedikit seperti dalam suatu kantor jumlah meja kursi tentu lebih banyak dibandingkan dengan mesin absensi. Lokasi aset juga bisa mengumpul di satu titik seperti suatu perangkat switch sentral telekomunikasi dan dapat tersebar di berbagai lokasi seperti perangkat bts telekomunikasi. Aset juga dapat dibedakan dari sisi kondisi ruangnya (spatial condition) apakah tidak dapat dipindahkan (tanah), dapat dipindahkan (perangkat bts telekomunikasi), atau justru harus dipindah-pindahkan untuk dapat dipergunakan (in use) seperti kendaraan. Demikian pula perawatan aset juga berbeda-beda dari sisi frekwensi waktu dan sisi besarnya biaya perawatan, seperti perawatan kendaraan angkutan barang membutuhkan frekwensi dan biaya perawatan yang lebih banyak dibandingkan perawatan air conditioner (ac).

 

Demikian pula dalam hal pencatatan aset apakah menggunakan metode detailed level atau roll up level. Detailed level adalah bahwa aset dicatat dalam kondisi dipisah-pisahkan sesuai dengan fungsi perawataannya, sedangkan roll up level adalah pencatatan tanpa memisah-misahkan bagian-bagian aset tersebut dan dicatat sebagai satu kesatuan aset. Seperti sebuah computer desktop yang terdiri dari monitor, CPU, keyboard, dan mouse. Masing-masing bagian tersebut dapat dipisah-pisahkan dalam proses perawatan dan penggantian aset, sehingga apabila monitor saja yang perlu diperbaiki tidaklah harus mengganti seluruh komputer desktop tersebut. Demikian pula apabila hanya akan mengganti CPU dan kondisi bagian lain masih baik, maka proses perawatan atau penggantian hanya pada bagian itu saja. Pencatatan yang memisahkan masing-masing bagian ini tentu juga bermanfaat dalam melakukan penilaian masing-masing bagian bila harus mengalami proses perawatan, pemindahan, penggantian, bahkan penjualan sebagai barang bekas.

 

Setiap organisasi juga memiliki kebijakan dan prosedur yang berlainan dalam menentukan kapan dan bagaimana suatu aset disebut produktif dan tidak produktif lagi, sehingga dapat ditentukan apakah akan tetap dipakai dalam kegiatan operasional atau disimpan saja untuk menunggu proses penjualan sebagai barang bekas. Perbedaan lainnya adalah dalam hal pengolahan informasi aset yang manual system dan yang sudah automated system dalam mencatat dan memonitor pergerakan asetnya (assets tracking) hingga yang sudah menerapkan sistem informasi aset berbasis komputer.

 

I.2 Nilai Aset di Berbagai Perusahaan

Proporsi nilai physical assets (aktiva tetap) terhadap total asset dari beberapa organisasi juga berbeda-beda tergantung jenis industri perusahaanya. Perusahaan telekomunikasi akan memiliki nilai asets tetap yang sangat besar dibandingkan perusahaan perdagangan bahan makanan. Demikian pula perusahaan pengolah gandum memiliki asset yang lebih besar dibandingkan perusahaan jasa restoran.

 

Dibawah ini beberapa perbandingan jenis dan nilai asset tetap berbagai perusahaan yang tercatat di bursa efek Jakarta..

 

 

I.3 Siklus Assets

Siklus assets (assets cycle) adalah siklus yang dilalui suatu asset dalam organisasi dari mulai direncanakan dalam tahap analisis kebutuhan hingga hingga tidak dipergunakan lagi. Dimulai siklus pertama dari adanya kebutuhan suatu assets (requirement) baik dilakukan dengn cara merancang, membuat, membeli maupun menyewa (design, construct, purchase or lease), siklus kedua pencatatan dan penggunaan (registering & using) kepada pengguna tertentu ataupun penggunaan bersama dengan tetap mencatat nama pengguna (users) dan penanggungjawab assets (responsibility), siklus ketiga perawatan (maintenance) dengan metode regular maupun insidentil , baik preventive maupun coorective, siklus keempat pemberhentian (retirement) baik berupa disimpan sementara maupun disimpan tetap, dan siklus kelima penghapusan (disposal) baik berupa pemusnahan, pembuangan, maupun penjualan barang bekas.

I.4 Pentingnya Pengelolaan Assets Tetap

Berdasarkan kedudukan asets dalam suatu organisasi, besarnya nilai asets dan siklus assets yang dijelaskan diatas maka diperlukan suatu pengelolaan assets tetap (fixed assets management) yang baik dan lengkap. Baik artinya mengikuti kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk tercapainya penggunaan yang efektif dan efisien serta tercapainya optimalisasi assets. Lengkap artinya semua assets tercatat dan jelas baikdari sisi jumlah maupun nilainya sehingga dapat selalu sesuai bila dicocokkan antara informasi yang dissajikan dengan kondisi fisik assets tersebut.

 

Fixed Assets Management juga karena berkaitan dengan fungsi-fungsi manajerial dalam organisasi seperti engineering, procurement, material management, financing, accounting, dan operation & maintenance. Fixed Assets Management juga karena berkaitan dengan proses manajemen dalam organisasi seperti planning, organizing, actuating, dan controlling.

 

Pentingnya Fixed Assets Management (Manajemen Aset Tetap) juga karena berhubungan dengan beberapa factor penting lainnya, seperti biaya modal pada saat pembelian (capital cost), biaya operasional berupa pemakaian dan perawatan (operation and maintenance expense), perkiraan umur ekonomis yang diharapkan dari assets tersebut (life expectancy), reliability, keamanan dalam penggunaan dan penyimpanan assets (safety), keterkaitan dengan aturan dalam pedoman penggunaan assets yang telah ditetapkan pembuat assets (regulatory), keterkaitan dengan isu lingkungan sekitarnya (environmental), citra yang dibentuk dari sisi luar perusahaan (public image), kesan yang diperoleh pelanggan atas assets tersebut (customer impression), kualitas jenis dan kegunaan assets (quality), dan tingkat performansi atau unjuk kerja assets yang digunakan (performance output).

I.5 Ruang Lingkup Fixed Asset Management

Fixed Assets Management dapat dijelaskan dari berbagai ruang lingkup kerjanya, dari mulai yang tersempit sampai yang terluas, dari yang terkecil sampai yang terbesar. Yang tersempit adalah fixed assets management sebagai tactical tools dalam meningkatkan pengamanan assets perusahaan, sedangkan yang terluas adalah assets management sebagai strategic tools dalam meningkatkan nilai perusahaan.

 

Sebagai tactital tools, Assets Mangement bertugas “to identify, track, locate, and analyse physical assets and to maximize productifity of assets life, by compiling (1) asset data; (2) location, (3) cost history, (4) warranties,(5) claims, (6) meters, (7) permits, (8) documents”

 

Sedangkan sebagai strategic tools maka asset management didefiniskan “is a systematic process of maintaining, upgrading, and operating physical assets cost effectively. It combines engineering principle and economic theory, and it provides tools to facilitate a more organized, logical approach to decision making”

 

Dalam definisi lain, an asset management system is a systematic methodology for identifying, prioritizing and cost effectively addressing asset needs of organization, based on techniques and resources that are matched to policy and procedure.

 

Sebagai suatu systematic process maka fixed assets management harus dikembangkan menjadi suatu sistem manajemen assets tetap yang baik dan lengkap. Tentu saja tergantung tingkat urgensi dan prioritasnya, “organization’s size, budget, maintenance procedures and practices”. Juga perlu dipahami bahwa “It must be custom made based on methodologies, techniques and resources that are consistent with the prevailing conditions and constraints of organizations”

I.6 Kegunaan Fixed Assets Management System

Secara umum, Sistem Manajemen Aset Tetap berguna untuk to ensure that physical assets are managed properly and efficiently”, sehingga dapat menjelakan “how proper do we manage physical assets” dan “how efficient do we use physical assets”.

 

Dengan menerapkan FAMS maka akan memudahkan bagi kita untuk “keep tracking” terhadap asset yang dimiliki, baik yang tersebar di berbagai lokasi, maupun yang sedang dalam masa penggunaan pihak lain, internal maupun eksternal. Selanjutnya kita dapat selalu mencatat semua aktivitas yang telah dan akan terjadi terhadap suatu asset (“asset history”) baik yang menimbulkan pengaruh keuangan atau tidak.

 

Dengan memiliki informasi yang cukup dan relevan atas suatu asset, baik secara virtual dengan sistem informasi asset yang memadai, maupun secara fisik dengan cara melaksanakan inspeksi asset di lapangan, maka diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan asset dan lebih jauh lagi tercapainya optimalisasi assets.

 

Dengan adanya suatu Sistem Manajemen Assets Tetap maka akan mmbantu untuk tetap dapat melakukan kegiatan pencatatan dan pengeloaan asset tetap dengan baik dan juga menyulitkan penyusunan informasi assets tetap yang up to date dan menyajikan nilai yang benar.Selanjutnya dapat membantu dalam pengambilan keputusan penting organisasi yang berkaitan dengan memperbaiki, mengganti, ataupun menghapus assets tetap tersebut dari organisasi.

Sistem Manajemen Assets Tetap yang baik dan lengkap dapat memberikan informasi kondisi asset dan performanssi asset yang akan membantu pengambil keputusan dalam membuat perencananan, mengorganisasikan, mengunakan, dan mengawasi asset baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Suatu FAMS yang efektif harus mencakup semua siklus assets dengan menggunakan otomatisasi dalam prosesnya sehingga dapat menghemat waktu (timeline) dan dapat menyediakan informasi yang akurat (accuracy) dalam mendukung pengambilan keputusan obyektif (objective) dengan menggunakan informasi yang dapat dipercaya (reliable).

 

Suatu FAMS yang efisien harus dapat diintegrasikan dengan sistem organisasi yang telah ada dan telah berjalan dengan baik (well integrated) sehingga dapat dijadikan dasar dalam keputusan keuangan (financial decision) dan mendukung pengambilan keputusan berkaitan dengan kapan, dimana, bagaimana, dan apa yang harus dikerjakan untuk tercapainya optimalisasi assets (assets optimalization).

I.7 Perkembangan AMS – Dari Static AMS ke Strategic AMS

Perkembangan Sistem Manajemen Assets dapat dikelompokkan kedalam tiga pendekatan yaitu static, dynamic, dan strategic. Static AMS menekankan pada fungsi pencatatan asset sedangkan Strategic AMS menekankan fungsi pengelolaan asset secara efisien.

 

Dalam Strategic AMS, maka diperlukan informasi tentang kondisi asset untuk dapat dilakukan analisis asset sehingga tercapai optimalisasi penggunaan asset. Laporan Kondisi Aset tersebut menyebutkan dari sisi functionilty dan phisicalnya. Functionality artinya harus dapat menunjukkan tingkat fungsi asset apakah masih baik, layak pakai, atau sudah tidak dapat dipakai. Phisically artinya harus dapat menunjukkan apakah asset tersebut dalam keadaan perlu perawatan dan perbaikan saat ini yang akan berefek pada biaya yang akan datang. Dengan Strategic AMS dapat menyajikan informasi asset apa saja yang memerlukan routine maintenance, preservative treatment, restructural rehab, dan reconstruction, juga yang no need maintenance.

 

Dalam Strategic AMS maka Asset Management tidak hanya sebagai fungsi pencatatan asset ataupun fungsi tracking dan monitoring saja, tapi menjadikan asset management sebagai strategic tools untuk mencapai tujuan perusahaan dengan cara melibatkan dalam semua physical asset flow sejak design & planning, acquisition, hingga disposal.

Jakarta, September 2008

 

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: